Ето го и първото правило.
Бъдете достатъчни ясни със заглавието
От заглавието трябва да става ясно съдържанието на e-mail-а, дори и без да се налага да се отваря или чете целият e-mail. Това помага на вас и на получателите.
Винаги отговаряйте на емайла с replay
По този начин се спазва хронологията, не се налага да се търсят предишни емайли свързани с темата. Ако са дадени някакви инструкции, те винаги са достъпни и лесни за намиране.
Създавайки и изпращайки ново писмо по стара дискусия улеснява вас, но пречи на всички останали участници.
Когато e-mail-а е написан до много хора с СС
Просто отговорете на всички в дискусията, за да могат и те да участват в нея - не случайно са в карбонното копие. Когато отговаряте само на собственика останалите остават изключени от дискусията.
Писане на правилният език
Имам един приятел, който обича да ми пише по работни въпроси на шльокавица. По този начин можете да поканите някой на бира, или на барбекю, но когато става дума за работа не карайте хората да се съобразяват с вас. Пишете по начин, по който да могат да ви разберат възможно най-лесно. В този дух обичам да му отговарям и пиша на чист български език, когато знам че той от своя страна трябва да препрати емайла на англо говорящи :)
Съдържание
Използвайте spellchecker.
Ако са ви зададени 10 въпроса отговорете и на 10те, като е добре да отговаряте под всеки въпрос.
Преди да изпратите съобщението го прочетете.
Включете Undo функцията, която Ви дава възможност да върнете съобщението в рамките на 2-10 секунди, след като сте го изпратили.
Форматиране
Когато правите линк към някъде го направете хипер връзка удобна за кликване. Сменете заглавието на хипер връзката така, че да става ясно на къде води тя и да не бъде просто URL (уточнение за IT-а: освен ако не е важен URL и параметрите му).
Не използвайте писане с главни букви.
Когато изброявайте нещо използвайте списъци. Разполагате със заглавия, а кода и специалният текст може да бъде форматиран различно.
Други
Ако имате да прикачате файлове/снимки
- ако можете не ги пращайте в архив
- ако са големи ги изпратете с линк до услуга за качаване на файлове
- снимките ги вградете в емайла така че да бъдат видими докато се чете емайла, и в същото време ги прикачета за да бъде лесно на човека да си ги свали.
Във вашият подпис оставете други възможности за контакти, особенно ако не проверявате пощата си често. Посочете кой сте и каква е вашата позиция - Mark, John или еди кой си не върши работа.
Ако нямате възможност да отговорите веднага пишете едно "Много съм зает, ще отговоря при първа възможност"
